이번에는 파워포인트 작성의 순서에 대해 알아보려 한다. 지난 회에서는 제일 먼저 고려해야 할 사항 ‘용도’와 ‘대상’에 대하여 파악하는 것에 대하여 다루어 보았다. 이후 바로 파워포인트를 열어 작성하는 것이 아니라 ‘용도’와 ‘대상’에 대한 고려가 끝이 났다면 파워포인트를 열기 전 준비해야 할 사항들이 있다. 준비가 철저하지 않으면 좋은 문서가 나올 수 없다. 필자는 많은 직장인과 학생들에게 파워포인트 강의를 하면서 청중에게 묻는다. 여러분 디자인과 내용 중 무엇이 중요하다고 생각하시나요? 사람들은 디자인과 내용을 두고 의견이 분분하다.

일반적으로 파워포인트를 어려워하는 학생이나 직장인의 경우 무료템플릿을 다운받거나 유료 템플릿을 구입하기도 하고, 친구, 동료가 만든 자료를 받아 글만 바꾸는 작업을 한다. 많은 사람들이 경험을 했을 것이다. 필자 또한 파워포인트를 처음 접했을 때 이미 만들어진 템플릿을 찾아 도움을 받았다. 이렇듯 많은 사람들이 내용이 준비도 안 된 상황에서 디자인만 먼저 준비하는 잘못된 절차로 작업을 하고 있다. 디자인과 내용 어느 하나 중요하지 않은 것이 없지만 핵심은 둘 중 어느 것에 시간투자를 많이 할 것인 가이다.

주어진 시간이 10이 라면 무엇보다 중요한 것은 내용에 7의 시간을 디자인에 3의 시간을 투자하는 것이다. 내용이 준비도 안 된 상황에서 디자인먼저 고려한다는 것은 누가보아도 말이 안 되는 상황이다. 화려한 꽃무늬의 템플릿 배경에 응급환자이송계획에 대한 내용이 들어간다면 얼마나 어색한가! 내용, 즉 ‘핵심 메시지’를 전달하고자 하는 의도를 더욱 설득력 있게 표현하고 이해를 높이도록 도움을 주는 것이 디자인이다. 메시지에 힘을 실을 수 있도록 관련 이미지나 최적의 도식(도해)을 통해 디자인을 하고 레이아웃이나 색상으로 전체 문서의 톤 앤 매너를 맞춰 주는 것이다. 디자인은 내용에서부터 시작되는 것임을 잊어서는 안 된다.

그러므로 내용을 준비하는 작업이 정말 중요하다. 필자가 문서를 작성하는 과정에 대해 알아보자.

첫째, 목적과 목표에 따른 주제와 목차를 구성하는 것이다. 목차를 구성하는 방법에는 정답이 있는 것은 아니다. 어떤 프로젝트를 하느냐에 따라 목차는 달라질 수 있기 때문이다. 사업계획을 진행하던 광고기획을 진행하던 큰 범주에서 들어가야 할 목차는 있지만 순서와 흐름은 작성자의 의도에 따라 변경이 가능하다. 목차를 구성할 때 대략적인 목차를 정하고 몇 장의 내용을 만들 것 인지 수량을 예측해보는 것도 중요하다.

둘째, 스퀘어맵 작업 진행 ‘스케치 하기’이다. 이면지에다 내용을 그려 넣는 작업부터 하는 것이다. 하얀 이면지에다 문서에 넣을 머릿속 아이디어와 생각을 정리하며 적어 넣는 작업을 진행한다. 물론 내용을 채우기 위해서는 다양한 정보를 알고 있어야 하기 때문에 다음 과정을 거쳐야 한다.

셋째, 자료/정보 수집을 진행한다. 뉴스기사, 통계자료, 자체조사, 인터뷰, 사진촬영 등 다양한 자료를 수집하고 공부하는 절차이다. 이런 과정을 거쳐야지만 탄탄한 내용의 문서가 완성될 수 있다. 그리고 발췌한 내용을 스퀘어맵에 넣고 빼고 줄이는 작업이 바로 다음 작업이다.

넷째, 자료를 정리하는 ‘넣고, 빼고, 채우고, 줄이는’ 작업이다. 이렇게 조사한 자료를 넣어서 정리하는 작업을 거쳐야 한다. 내용을 어느 정도 간추리고 넣었다면 내용을 더욱 효과적으로 전달하기 위해

다섯째, 도식화 및 이미지에 대한 고민을 시작한다. 전달하고자 하는 메시지를 최적의 구성과 효과를 통해 이해를 높일 수 있는 작업이 진행되어야 한다. 글로만 표현된 자료라면 이미지를 사용해 이해를 높이던지 도식으로 표현하여 구조를 만드는 방식을 고민하는 것이다. 이렇게 도식을 고민하고 그림을 그리는 것은 파워포인트 내에서 기능을 통해 작업하는 속도보다 훨씬 빨리 작업이 가능하다.

여섯째, 스퀘어맵에 메모한 내용을 옆에 두고 이미지를 찾는 작업을 시작 한다. 이미지를 찾고 폰트와 색상을 고민하는 단계이다.

일곱째, 파워포인트를 켜고 본격적인 작업을 시작할 수 있다. 그리고 파워포인트를 열었을 때 제일 먼저 해야 할 것은 보험을 드는 것이다. 보험이라고 하면 자료의 유실을 방지하기 위한 절차이다. 먼저 자동저장 설정을 통해 자료를 저장하는 것이고 두 번째는 파일명에 버전을 표시하여 정장하는 방식이다. 매번 같은 파일에 덮어씌우기 해서 저장하는 것이 아니라 다른 이름으로 저장하여 파일을 추가해 나가는 방식을 말한다. 이런 절차를 거치면 치명적인 오류가 생겼을 때 자료유실을 방지하는데 도움이 된다.

이렇게 일곱 단계를 거치고 준비가 완료된다면 파워포인트로 문서작업을 시작하면 된다. 필자는 이 일곱 단계를 통해 내용을 탄탄하게 준비하고 디자인작업을 시작한다.

위에서 언급한 일곱 가지 단계를 거치며 내용을 알차게 준비했다면 디자인을 고려하며 본격적인 파워포인트작업이 시작된다.

이러한 단계 이후 더욱 빠른 작업을 하고 싶다면 다섯 가지 템플릿을 먼저 구성하면 된다. 그 다섯 가지 템플릿은 메인페이지, 목차페이지, 간지페이지, 본문페이지, 엔딩페이지다. 메인과 목차, 엔딩의 경우 한번 디자인 하면 크게 손댈 이유가 없다. 그 외 목차에 따른 간지와 본문페이지는 내용이 바뀌고 내용에 따른 디자인이 달라질 수 있다. 디자인은 이미지를 통한 효과와 도식화를 통한 구성의 변화로 만들어나가면 된다.

이렇게 다섯 가지 템플릿 구성을 하려면 다양한 활용법과 기능에 대해 알고 있어야 한다. 필자의 칼럼 2회 부터는 작업환경을 구성하고 활용법, 기능, 다양한 꿀팁에 대해 알아볼 것이다. “용도”와 “대상”을 고려하고 작성을 하기 위한 일곱 가지 단계를 거치고 본격적인 디자인을 하기 위한 다섯 가지 템플릿을 만드는 준비까지, 준비단계는 무엇보다 중요한 절차이니 간과해서는 안 된다.

신프로 shinpro_mail@naver.com 필자 ‘신프로’는 광고대행사와 기업 기획팀을 거치며 10년이상의 파워포인트 경력을 쌓아왔다. ‘신프로의 닥치고 파워포인트’라는 블로그를 운영하며 많은 학생/직장인에게 무료 템플릿을 제공하고 파워포인트 관련 자료를 제공해왔다. 대학이나 기업에 파워포인트 전문가로 출강중이며 지방 대학에 있는 학생들을 위해 무료로 전국PPT캠퍼스투어를 하며 파워포인트 노하우를 전수하고 있다. 그 밖에 대기업의 기획서/제안서 등을 대행 하며 파워포인트 전문가로 활동하고 있다.