보고의 목적은 의사결정 포인트를 정확히 전달하여 보고받은 사람으로부터 대답을 이끌어 내는 것입니다. 보고를 마쳤는데 의사결정권자가 ‘그래서 나보고 무엇을 결정하라는 것인가?’라며 고개를 갸우뚱하고 있다면 효과적인 보고에 실패한 것입니다.
내용을 압축시키되 핵심은 잘 드러나도록 해야 합니다. 표현은 군더더기 없이 간결하지만 앞뒤가 잘 맞아야 하고요. 보고하는 사안을 꿰뚫어 보고 이를 논리적으로 체계화했을 때 비로소 짧고 쉬운 보고서를 쓸 수 있습니다. 내용이 짧고 쉽다고 해서 과정까지 쉬운 것은 결코 아닙니다.
- PRIDE 현대카드가 일하는 방식 50 中 -

대부분 직장인들은 하루 업무의 많은 시간을 보고와 보고서 작성에 쓰고 있다. 특히 보고서 작성은 직장인에게 가장 중요한 일이면서 가장 스트레스를 주는 일이기도 하다. 그리고 여러 설문조사를 통해 업무 중 가장 어려운 부분이라고 말하는 직장인이 많다. 그렇지만 지식기반의 사회에서 지식을 생산수단으로 하는 지식노동자에게 보고서는 개인의 성과를 증명할 중요한 산출물이다. 많은 직장인들이 회사생활에 있어 보고서 작성역량이 중요한 줄 알면서도 역량을 키우려고 하지 않는다. 그냥 귀찮음을 피하기 위해 최대한 보고서 작성을 회피하려고 한다. 그러나 직장인에게 가장 중요하고 개인 커리어에 의미 있는 자산 중 하나는 바로 이 보고서 작성능력이다.

직장에서 일을 한다는 것은 어떤 문제를 해결한다는 것과 거의 같은 의미로 볼 수 있다. 이 문제해결의 결과가 보고서이다. 보고서를 작성하는 것은 단순히 문장을 잘 쓰는 것을 의미하지 않는다. 한 사람이 갖고 있는 업무지식, 경험, 역량 등이 모두 모여 있는 결정체가 바로 ‘보고서’이다.

문제가 있는 보고서는 내용이 장황하고 초점이 없고 읽을수록 오히려 궁금한 점이 생기며, 근본적인 문제의식이 보이지 않는다. 제대로 된 보고서는 의사결정권자의 입장에서 간결하고 핵심 메시지와 의사결정을 위한 근거자료들이 한 눈에 잘 정리되어 있다.

직장인이 쓰는 보고서는 다양하고 여러 종류가 있지만 진짜 중요한 보고서는 크게 두 가지이다. 하나는 프리젠테이션을 위한 제안서 형식과 문제해결 등 여러 가지 기획요소가 담긴 기획서이다. 제안서는 발표자에게 초점이 맞춰져 있어 그 자료는 부가적인 요소로 작용하는 경우가 많다. 그렇지만 기획서는 의사결정에 중요한 역할을 하기 때문에 기획서 자체가 중요한 요소이다. 의사결정권자와 대면보고를 통해 결재가 진행되고 결재된 문서는 업무처리의 근거로 남기 때문에 완결성이 있어야 하고 모르는 사람이 보더라도 이해할 수 있도록 쉽게 써야 한다. 그렇기 때문에 직장인에게 있어 조금 더 중요한 문서는 기획서이다. 직장인이 갈고 닦아야 할 중요한 역량인 보고서 작성역량은 이 기획서 작성능력을 의미하는 경우도 많다. 인사담당자로서 보면 직장에서 이 보고서 작성능력 때문에 평가에서 보유 역량에 비해 좋은 평가를 받는 사람이 있고, 보유 역량에 비해 좋지 않은 평가를 받는 경우도 있다. 개인별 보고서 작성능력에 따른 평가차이는 대기업에서 좀 더 많이 발생한다. 중견기업은 보고서의 형식과 내용에서 조금 더 자유로운 편이다.

그렇다면 보고서 작성 능력을 어떻게 키워야 할까? 보고서 작성능력을 향상 시키는 것은 많이 써보고 피드백을 많이 받는 방법 밖에는 없다. 그러나 중견기업 현실에서는 그렇게 해볼 기회가 많지 않다. 따라서 개인적으로 자신의 스타일에 맞게 보고서 작성에 대해 연습해야 한다. 보고서 작성에서 중요한 것을 몇 가지 정리해 본다. 첫째 핵심메시지를 정리하는 것이다. 의사결정을 위한 핵심적인 내용을 고민해서 하나의 간결한 메시지로 정리하고 그것을 자료 앞에 배치해야 한다. 물론 누구나 이해하기 쉬워야 한다. 두 번째는 서술은 무조건 두괄식으로 써야 한다. 많은 신입사원들이 리포트 쓰던 방식으로 미괄식으로 쓰는 경우가 많은데 회사의 모든 커뮤니케이션은 결론 먼저 그리고 그것에 대한 근거를 말하거나 쓰는 것이 기본이다. 대부분의 리더는 바쁘고 핵심적인 것을 빨리 파악하고 싶어한다. 그렇기 때문에 의미 있는 결론을 앞에 말하는 것이 중요하다. 세 번째는 사실과 주장을 잘 분리해야 한다. 사실과 주장이 섞이면 바른 의사결정에 방해하는 요인이 된다. 따라서 주관적인 생각을 객관적인 사실인 것처럼 작성하는 것은 나중에 문제가 될 수 있으니 주의해야 한다. 네 번째는 디테일에 강해야 한다. 숫자의 합이 틀리거나, 같은 내용인데 앞과 뒤에서 합계가 다르면 자료 전체의 신뢰를 잃게 된다. 오탈자에도 유의해야 한다. 보고서를 잘 만들어 놓고 중요한 부분에 오탈자가 있으면 논리상 문제가 없다고 여겨 그냥 넘어가는 상사보다 오탈자를 지적하는 상사가 더 많은 것이 현실이므로 꼭 체크해야 한다.

보고서 작성역량은 직장생활 뿐 아니라 작장 내에서 전문가로 성장하고 그것을 바탕으로 다른 일을 하게 될 때 가장 많이 활용되는 역량이기 때문에 직장생활을 하면서 스스로 공부하는 노력이 필요하다.

이규황 Khlee6042@gmail.com 대기업을 거쳐 지금은 중견기업에서 인사업무를 하고 있다. 외부활동으로 네이버 글로벌HR카페에서 4년째 진행하고 있는 주니어 인사담당자 공부모임 HR인공위성의 공동 운영자이기도 하다. 소셜 멘토링 잇다의 멘토로서 구직자의 멘토로 활동하고 있으며 네이버 인사쟁이 카페에서 HR in 동행이라는 북세미나를 5년째 운영하고 있다. 신입사원 들의 회사생활에 필요한 기본적인 가이드가 될 글을 공유하고 싶어한다.