기업에 있어서 생산성은 기업의 성패를 가늠하는 척도이다. 어떤 제품이든 서비스이든 기업의 고객들이 원하면 바로 공급되어야 하고 혹 문제가 발생하더라도 즉각적인 조치와 개선이 이루어지지 못하면 고객의 눈은 이미 다른 곳을 향한다. 때문에 기업은 고객이 원하는 시간과 장소에 제품과 서비스를 내놔야 한다. 만약 기업의 생산성이 떨어져 이를 받쳐주지 못한다면 시장은 경쟁자의 몫이 된다.
많은 기업에서는 생산성을 높이기 위해 IT 인프라는 구축하고 운영하고 있다. 그러나 IT 인프라가 구축돼 있다 해도 기술의 변화에 대응하지 못하면 생산성도 떨어지고 사업이 오히려 뒤처지고 만다.
포레스터 컨설팅(Forrester Consulting, 이하 포레스터)에서는 기존의 기업이 새로운 인프라를 도입하면서 생긴 효과를 알아보기 위해 기업에서 윈도우10 프로를 도입한 후에 나타난 이익, 비용 및 위험에 대한 효과를 분석하고 보고서 TEI(Total Economic Impact)를 발표했다. 포레스터는 이를 위해 미국의 국가의 공중보건부, 다국적 식음료 대기업, 글로벌 IT 서비스 회사, 미국 프로 자동차 경주 팀 등 4개 기업을 조사 분석했다. 이들 기업들은 2015년 말에 도입을 시작하여 2016년 초까지 7,500대의 클라이언트를 배포했고, 2017년 말이면 완료될 전망이다.
이 보고서에 따르면 13개월 만에 자금이 회수되어 188%의 ROI가 달성되는 것으로 나타났다. 이는 순현재가치(NPV) 808만 달러와 추산되며 13개월의 관리 비용이 절감되는 효과이다. 이러한 내용에는 앱과 프로그램 실행에 드는 시간의 절감, 약 580만 달러에 이르는 모바일 유저 대상 25% 생산성 향상, 부팅 및 재실행 등 추가발생하는 하루 15분의 시간절감, IT 관리 시간 15% 절감, 고객 서비스 개선 효과로 180만 달러 절감, IT 관리에 드는 제방 비용이 유닛당 4.7 달러 등이 포함된다.
이들 기업은 윈도우10을 이용해 업데이트된 OS를 전보다 더 빠르고 쉽게 배포해 직원들이 최신 클라이언트 기술에 바로 액세스하여 보다 신속하게 업무를 처리할 수 있었다고 했다. 더 빨라진 부팅 시간, 기업 애플리케이션에 대한 편리한 액세스, 강화된 보안, 개선된 모바일 도구 등 윈도우 구 버전에 비해 향상된 기능으로 IT 부서는 물론 사용자들도 생산성이 높아지고 빠르고 효율적인 업무가 진행되었다고 조사됐다.
조사 기업 중 미국 프로 자동차 경주 팀의 IT 관리자는 "경주용 차 운전자들도 윈도우10 태블릿을 쓴다. 연습 경기 중 차를 세우고 차 안에서 데이터를 검토하지요. 이렇게 하면 아주 신속하게 데이터를 수집하고 분석해 결정을 내릴 수 있기 때문이다”고 했다.
기업들은 생산성 향상에 기여를 했던 기능에 윈도우 잉크(Windows ink), 비즈니스를 위한 윈도우업데이트(Windows update for business), 윈도우가 제공하는 분석서비스(Windows upgrade analytics service)를 꼽았다.
윈도우 윙크는 펜으로 바로 바로 작성해서 문서를 만들고 공유할 수 있는 기능으로 오피스365와 즉각적으로 페어링되어 콘텐츠 편집과 제작이 가능하다. 비즈니스를 위한 윈도우 업데이트를 사용하면 관리 비용을 줄이고 업데이트 배포를 제어하며, 업데이트를 효과적으로 전달하고 MS의 최신 기능에 액세스할 수 있다. 윈도우가 제공하는 분석서비스는 기업에서 윈도우10 업그레이드에 방해가 될 수 있는 문제를 신속하게 판별하고 해결하도록 만들어주고, 또한 클라우드 기반의 원격 분석 중심 포털을 활용하여 조직에서 사용하는 모든 앱 및 장치에 대한 최첨단 비즈니스 인텔리전스 보고서를 제공한다.
또한 포레스터는 새로운 디바이스로의 교체는 윈도우10의 생산성을 더욱 향상시킬 수 있다고 조언했다. 오래된 디바이스 사용으로 여러 가지 비용과 시간 낭비가 발생할 뿐만 아니라 이슈에 즉각 대처하지 못해서 더 큰 비용 발생할 수 있다. 통상적으로 4년이 넘은 오래된 PC는 새로운 PC에 비해 평균적으로 1.5배 높은 수리 및 유지비용이 1년에 $426 정도 추가로 발생한다. 또 오래된 PC는 업무 수행시 구성원들의 스트레스를 유발할 뿐 아니라, 실질적으로 시간당 생산성 하락을 2.1배 높이고, 이로 인한 비용으로 $1,260을 소모된다고 했다.
포레스터 보고서는 윈도우10 프로를 사용한 기업들의 생산성을 향상시킬 뿐만 아니라 대고객 서비스면에서도 고객의 만족도를 높이고 있음을 보여주고 있다.
이처럼 윈도우10 프로는 기업의 대소를 막론하고 기업의 생산성을 높이는 역할을 하고 있다. 특히 규모가 큰 기업에 비해 한 사람에게 주어지는 업무 분야와 양이 많은 소규모의 기업들의 생산성을 높일 수 있다는 장점이 있다. 이에 미국의 한 소기업이 윈도우10 프로를 활용해 생산성과 고객의 신뢰도를 함께 높여 사업의 기회를 확대하고 있는 현장을 살펴봤다.
[윈도우10 프로 도입 성공 사례 - 생산성]
세탁기업 워시클럽, 윈도우10 프로로 생산성과 업무효율성, 고객 만족도 향상 효과
워시클럽은 미국의 캘리포니아주 샌프란시스코에 위치한 30년된 소규모의 세탁 및 드라이 클리닝 서비스 회사이다. 이 회사는 MS 윈도우10 프로의 원드라이브(One drive), 도큐사인(DocuSign)을 활용하여 세탁 서비스를 시각적으로 디지털화했고, 고객 기록을 쉽게 데이터베이스화 하는데 성공했다.
윈도우10 프로를 도입하기 전에는 모든 것을 사람이 관여해서 주로 수작업 업무가 진행되었다. 그러나 윈도우10 프로가 탑재된 디바이스를 도입한 후에는 기존에 시간이 많이 소요됐던 고객 기록 작성, 정보조회(tracking) 등에서 시간이 단축되었을 뿐만 아니라 종이, 공간 등도 절약됐다. 굳이 업무현장에서 일할 필요 없이, 장소에 구애 받지 않고 집에서도 자잘한 행정업무를 빠르게 처리할 수 있었으며 고객에 관련된 다양한 기록들이 저장되고 공유되어 고객 문의에 응대를 즉각적으로 할 수 있게 되었다.
워시클럽의 고객들은 기술지향적이고, 최신의 툴로 서비스를 받고 싶어하는 대부분 젊은 세대이고 전문직이었다. 워시클럽은 이러한 고객들의 요구에 부응하고 보다 효율적인 서비스를 위해 세탁 사업에 IT 기술의 도입이 필요하다 생각했다. 그 첫걸음이 윈도우10 프로의 활용이었다.
워시클럽도 대개의 여느 중소기업과 같이, 세탁소직원들은 한 사람이 여러 가지 업무를 맡고 있었는데 효율적인 업무 프로세스가 필요했다.
이러한 개선 목표에 대해 윈도우10 프로는 고객이 세탁소에 들어서는 순간부터 대고객 서비스가 일어날 수 있도록 온보딩 프로세스(onboarding process)를 정립했다. 우선, 종전에 시행되던 문서작성 업무를 없앴다. 만약, 배달을 하던 직원이 뭔가 중요한 사실을 메모해놓는 것을 잊었을 경우 모든 서류와 영수증을 월말에 뒤적거려야 했고 그 건이 얼마에 해당하는지 고객에게 알려줘야 했다.
이제는 종이로 적는 대신에 윈도우10 프로를 탑재하고 링킹 기능이 활성화되는 디바이스를 활용하여 쉽게 고객과 상호작용을 할 수 있다. 정보를 기록하고, 편집하고, 세탁소의 모든 직원들과 공유할 수 있다.
또한 원 드라이브에 고객 정보와 세부 주문사항, 특이사항 등을 저장하고 모든 직원들이 그 정보를 공유하며 열람할 수 있다. 즉, 내가 직접 만난 고객이 아니라도 누구든지 데이터를 통해 고객 응대에 대처할 수 있다. 이는 직원들이 가지고 있는 각각의 업데이트 사항이 하나의 파일 또는 원 드라이브에서 일괄적이면서 체계적으로 관리될 수 있어 의사소통이 원활지고 적시에 고객 응대를 할 수 있을 뿐만 아니라 고객 관리도 가능해져 고객의 신뢰도가 높아지게 되었다고 한다. .
그리고 종이에 적힌 고객 정보가 굴러다니는 것보다 디지털화 되어 저장된 고객 정보를 보는 편이 고객 입장에서도 좀 더 안심이 되고 ‘관리 받고 있다’고 느낀다는 것이 고객들의 반응이었다.
워시클럽 관계자는 ‘우리 회사는 규모가 그리 크지 않지만 윈도우10 프로를 도입해서 더 많은 일을 효율적으로 할 수 있게 됐다. 생산성을 향상시키고, 기존의 업무가 편리해졌을 뿐만 아니라 고객들의 신뢰도를 높이 살 수 있게 되었다. 결국 윈도우10 프로의 도입이 우리 회사에게는 더 많은 고객의 서비스를 빠르고 편리하게 할 수 있게 해 사업의 기회가 확장되는 기회를 주고 있다.”고 밝혔다.
이향선기자 hyangseon.lee@etnews.com