요즘 같은 어려운 시기에 기업들이 미래를 준비하기란 쉽지 않은 일이다. 비상상황에 놓인 기업들은 ‘직원들의 건강과 가용성’, ‘수요 감소’ 그리고 ‘구매 및 유통 과정의 물류 체인 중단’이라는 세 가지 민감한 영역에서 타격을 받을 수 있다.

오늘날 의료 시스템이 직면한 막대한 문제 외에도, 비즈니스 세계에서는 조달 및 유통 프로세스가 중단될 위험에 처해있다. 많은 국경이 문을 걸어 잠그면서 항공사들의 운송량은 크게 줄었다. 물류 기업들은 고객들에게 배송 기간을 더는 보장할 수 없음을 알리고 있다. 자동차 제조업체들은 생산 중단을 고려하는 지경에 이르렀다.

대륙 간 공급망도 무너질 위험에 처해 있다. 한때 중국 중부에서 독일까지 화물을 운반하던 열차의 운행이 전격 중단되기도 했다. 물류 화학, 자동차 건설, 섬유 및 전자 회사와 같이 부가 가치 사슬이 널리 분포해 있는 회사들이 이러한 위협에 영향을 받고 있다. 휴대폰과 같이 수많은 개별 부품으로 구성된 제품의 경우, 단 몇 가지 부품만 없어도 생산 중단 위기에 처할 수 있다.

다양한 상황에 유연하게 대처하며 핵심 프로세스를 유지하기 위해 기업들은 ▲조달 및 유통 물류 경로 재조정, ▲창고, 지점 및 공장의 원활한 공급을 보장하기 위한 공정 조정, ▲공급 업체와의 긴밀한 커뮤니케이션(또는 대체 가능한 공급 업체 파악), ▲단시간 작업을 위한 생산능력 계획 조정이 필요하다.
이 모든 것들은 일상적인 비즈니스 범위를 벗어난 문제에 직면했을 때 특히 운영 효율성이 요구됨을 보여주는 지표다. 갑자기 발생한 이벤트에도 신속하게 대응할 수 있도록 조달 및 배포 프로세스를 효율적으로 관리해야 한다.

지난 몇 년 동안 비즈니스 프로세스의 문서화, 분석 및 모니터링에 투자해온 기업이라면 문제에 직면했을 때 관련 대책과 평가를 신속하게 식별하고 조정할 수 있다. 목표는 심각한 장애가 발생했을 때 피해를 최소화하고 가능한 최선의 예방 조치를 취하는 것이다. 이것을 비즈니스 연속성이라고 한다.

비즈니스 연속성 관리시스템(Business Continuity Management System; 이하 BCMS)을 갖춘 기업들은 ▲비즈니스 중단과 같은 이벤트 발생 후 최대한 신속하게 기존의 운영 체계를 재개할 수 있는 단계별 계획 보유, ▲이후에 대응하기 위한 기업의 핵심 프로세스의 이해 및 담당자, 정보기술, 파트너 등의 다양한 관점에서의 이해 비즈니스 영향 및 위험 분석을 기반으로 현재 상황 평가 가능 역량을 보유하고 있다.

여기에서 프로세스 모니터링이 중요한 역할을 한다. BCMS가 구현되면 주기적인 모니터링 및 평가가 필수적이다. 프로세스 마이닝 시스템의 활용 시나리오인 조달 및 배포 프로세스를 면밀히 모니터링하여 프로세스의 지연을 확인할 뿐만 아니라 원인을 식별하고 대응책을 제안할 수 있다.

또한, 기업들은 출장 및 감염 예방에 대한 구체적인 지침을 통해 직원과 고객 보호에 우선순위를 두어야 한다. 기업의 전략, 프로세스, 리스크, 아키텍처를 단일 플랫폼에서 관리할 수 있는 기능을 갖춘 Software AG사의 ARIS 기반 기업관리시스템(Enterprise Management System, 이하 EMS)을 통해 기업은 관련 지침을 신속하게 배포하고, 각 직원이 전달받고 이해한 내용을 효율적으로 관리할 수 있다.

ARIS 기반의 EMS는 업무 관계자들이 복잡한 변화에도 체계적인 방식으로 협업할 수 있도록 지원한다. 업무 방식에 투자하고 이를 경영 모델에 통합시켜온 기업들은 비즈니스 환경을 둘러싼 변화와 이에 수반하는 비용 모두를 더욱 잘 통제하고, 계획의 신뢰성 향상과 동시에 전략의 실행 속도 개선을 경험하고 있다.
어려운 시기에는 더욱 특별한 대책이 필요하기 마련이다. 각 기업은 운영 효율성 정책을 다시 점검하여 투명성을 향상하고 힘든 시기를 헤쳐나갈 수 있는 비즈니스 연속성을 준비해야 한다.

이진일 Software AG 한국지사장