학생이었을 때나 직장 생활을 할 때 문서를 만드는 일에 많은 시간을 보내곤 하는데 이는 문서작업이 크든 작든 스트레스가 되곤 한다. 그런데 대부분의 문서작업은 파워포인트를 이용하게 된다. 그래서 파워포인트의 수요는 날이 갈수록 증가하지만 멋진 디자인에 논리적이고 설득력있는 문서를 만들거나 프리젠테이션할 수 있는 사람은 많지 않다.

필자는 그동안 수많은 제안서, 기획서 등의 파워포인트 문서를 만들어왔다. 오랜 시간 파워포인트를 사용하면서 깨달았던 것은 파워포인트에는 편리하고 놀라운 기능이 많지만 몇 가지의 기능만 알고 있어도 훌륭한 문서를 만들 수 있다는 것이다.

그리고 몇 가지 기능을 개개인의 창의력과 활용방법에 따라 잘 활용하면 실무에 큰 도움이 될 수 있다. 해서 필자는 일곱 가지 핵심 포인트를 중심으로 알찬 노하우를 나누고자 한다. 이 칼럼을 통해 필수기능과 활용법을 익혀 시간을 단축하는 빠른 작업이 가능할 것이다. 다양한 꿀팁을 학교에서도 실무 현장에도 유용하게 활용해보기 바란다.

파워포인트는 준비부터 철저히 하는 것이 중요하다. 건물을 짓더라도 기초공사가 부실하면 문제가 생기듯이 시작부터 거쳐야할 단계들이 있다.

먼저, ‘용도’와 ‘대상’을 고려해야 한다. 용도란 내가 만드는 문서가 ‘발표 자료’인지 ‘제출 자료’인지를 확인하는 것이다. ‘발표 자료’의 경우 청중을 대상으로 메시지를 효과적으로 설명하고 프레젠테이션 하는 것을 말한다. 많은 사람들이 발표를 부담스러워 하고 또 실수도 자주 한다. 그래서 슬라이드를 꽉 채운 글, 슬라이드의 글들을 줄줄 읽어 내려가는 것으로 발표를 마무리하는 사람들이 많다.

그런데 이런 발표는 청중의 눈이 슬라이드의 글을 읽는데 집중하게 되고 발표자의 발표는 듣지 못하는 효과 없는 발표가 되고 만다. 따라서 발표 자료는 간략하고 명료한 핵심메시지만을 던지고 청중의 눈을 바라보며 천천히 구체적인 내용을 설명하고 설득하는 발표가 돼야 한다.

반대로 ‘제출 자료’의 경우 우편발송이나 이메일 발송, 인쇄를 해서 직접 제출하는 등의 방법들이 있는데 작성자의 의도를 정확하게 전달하려면 옆에서 자료를 보고 설해야 한다. 그런데 제출할 경우 설명할 수가 없기 때문에 구체적인 내용까지 넣어주어야 한다. 문서를 보는 사람이 자료만 보고 내용을 쉽게 이해할 수 있게 만들어야 한다.

항상 제출 자료와 발표 자료는 구분지어 작성해야 한다. 제출 자료를 먼저 만들고 발표가 예정되어 있다면 제출 자료에서 발췌한 내용으로 발표 자료를 만들어 주는 것이 순서이고 제출한다면 인쇄를 꼭 해보아야 한다. 폰트의 크기는 적당한지 가독성이 떨어지지는 않은지, 표현한 색상이 모니터색상과 인쇄 시에 이질감은 없는지, 문서의 과한 색상사용으로 프린터의 토너가 급하게 필요한 상황이 생기지는 않을지, 다양한 상황들을 고려하고 전략적으로 파악하는 것이 중요하다.

‘용도’를 고려했다면 다음은 ‘대상’이다. 이 문서를 만들어 어떤 대상에게 보내질 것인가를 생각해봐야 한다. 눈이 나쁜 상사에게 깨알 같은 글의 문서를 제출한다면 그 문서는 드라마에서 보았던 장면처럼 얼굴을 향해 뿌려지고만다. 이제 우리는 전략적인 사고를 해야 한다. 상사는 어떤 스타일인지, 어떤 색상을 좋아하고, 폰트를 크게 하는 것을 좋아하는지 잘 살피는 것도 능력이다. 그리고 내부 상사들의 눈치도 봐야 하지만 가장 중요한 것이 고객을 잘 살펴야 한다는 것이다.

고객에게 보내지는 문서를 작업한다면 고려해야 할 것들이 많다. 고객이 의도하는 바를 정확히 확인하고 문서를 만들어야 한다. 기업이나 단체의 경우 대부분 로고규정, 폰트규정, 색상규정이 있지요, 이런 규정들을 확인하기에 가장 좋은 곳이 해당 기업/단체의 홈페이지이다. 기업이 추구하는 고유의 아이덴티티를 확인하고 톤앤매너(tone&manner)를 설정하는데 많은 도움이 된다. 톤(Tone)은 색조, 기질, 스타일, 경향 등을 이야기하고 매너(manner)는 방식, 태도, 습관이라고 할 수 있다. 일관된 컨셉을 정하고 어떻게 표현하여 문서를 작업 할 것인가를 결정하는 작업을 톤앤매너 설정이라고 한다. 앞서 언급한 바와 같이 홈페이지에는 기업이 사용하는 색상들로 홈페이지를 디자인하고 그에 따른 다양한 규정들이 있다. 규정을 확인하고 관심을 조금만 가진다면 고객에게 적합한 문서를 만드는데 도움이 될 것이다.

‘용도’와 ‘대상’에 대한 생각을 하는 데는 많은 시간이 드는 게 아니다. 문서를 만들기 전에 한번쯤 생각해봐야 할 중요한 사항을 놓치지 않기 바란다.

신프로 shinpro_mail@naver.com 필자 ‘신프로’는 광고대행사와 기업 기획팀을 거치며 10년이상의 파워포인트 경력을 쌓아왔다. ‘신프로의 닥치고 파워포인트’라는 블로그를 운영하며 많은 학생/직장인에게 무료 템플릿을 제공하고 파워포인트 관련 자료를 제공해왔다. 대학이나 기업에 파워포인트 전문가로 출강중이며 지방 대학에 있는 학생들을 위해 무료로 전국PPT캠퍼스투어를 하며 파워포인트 노하우를 전수하고 있다. 그 밖에 대기업의 기획서/제안서 등을 대행 하며 파워포인트 전문가로 활동하고 있다.