적자생존이라는 말이 있다. 본래는 ‘강한 것이 살아남는다’는 본래 뜻도 자주 쓰이지만 ‘적는 자가 살아남는다’라는 의미로도 자주 활용된다. 그만큼 직장인에게 있어 적는 것 즉, 메모하는 습관이 중요하다는 의미라고 볼 수 있다. 많은 직장인들이 메모의 중요성은 알고 있으면서 그것을 꾸준히 실천하지는 못한다. 그러나 직장인에게 메모는 살아남기 위한 필수적인 습관이다.

그렇다면 직장인에게 메모가 필요한 사항은 무엇일까? 크게 보면 세가지로 볼 수 있다. 첫 번째는 상사로부터 받는 업무지시 사항이다. 대부분 사람들이 상사가 업무지시를 메모하는 사람은 생각보다 적다. 그러나 인간 기억력의 한계로 지시한 업무를 놓치는 경험은 누구나 한번쯤은 경험했을 것이다. 일을 하는 사람은 여러 일들을 수행하다 놓치는 경우가 있지만 일을 시킨 사람은 시킨 일을 반드시 기억하는 것이 직장의 현실이다. 또한 업무지시의 특성상 모든 정보나 핵심내용이 100%다 전달되지 않을 수 있다. 그렇기 때문에 업무지시를 받는 사람은 지시사항을 항상 메모하고 일의 관점에서 내용을 살펴서 잘 이해가 되지 않거나 모호한 부분이 있다면 상사에게 문의를 해서 업무지시사항을 정확하게 파악해야 한다. 그래야 일을 수행하다 중간에 질문하는 것을 피할 수 있다. 일을 하다 중간에 질문하는 사람은 상사에게 ‘업무이해력’이 부족하다는 선입관을 줄 수 있다. 더구나 실제 힘들게 해놓은 일이 상사의 의도와 다른 반향이라 보고 후 처음부터 다시 해야 하는 상황이 생기는 경우도 많다. 따라서 시간을 효율적으로 쓰고 상사에게 일을 잘하는 사람으로 좋은 이미지를 주고 싶은 사람이라면 업무지시사항을 반드시 메모하고 업무지시에 대한 궁금한 점을 세밀한 부분까지 확인해야 업무누수를 최소화할 수 있다.

두 번째는 일과 관련된 주요 일정이다. 자기에게 주어진 일의 마감일과 주요 회의 일정 등 회사에서는 기한이 정해져 있는 일이 많다. 대부분 직장인이라면 정해진 자기 업무 외에 프로젝트 성 일도 수시로 하게 된다. 이러한 여러 일들은 관련 회의나 자료제출 기한 등이 섞여 있기에 일정을 관리해야 한다. 많은 사람들이 수첩이나 다이어리에 직접 펜으로 써서 업무와 일정을 관리한다. 하지만 이 경우 수첩이 없을 때 갑자기 일정을 확인해야 할 경우 문제가 생길 수 있다. 따라서 스마트폰의 보급으로 해야 할 업무와 일정을 PC와 연동하여 관리할 수 있는 툴을 활용할 필요가 있다. 저의 경우 구글 캘린더로 일정과 할 일을 정리하고 스마트폰 앱과 연동시켜 수첩이 없더라도 늘 일과 일정을 확인할 수 있도록 하고 있다. 아직 사용하지 않으신다면 본인에게 맞는 툴을 찾아 사용해 보시길 권한다.

세번째는 개인 업무일지이다. 많은 직장인들이 상사에게 보고하기 위한 일일업무보고 말고 개인적인 업무일지를 쓰지 않고 있다. 존경하는 경영자 중의 한 분이신 야놀자의 이수진 대표님은 개인업무일지를 리스타트라는 책으로 엮어서 내었다. 야놀자는 전 임직원이 별도의 공간에 일일업무일지를 쓰는 문화를 가지고 있다. 그 책을 읽고 영감을 얻어 매일 별도의 업무일지를 정리하고 있다. 도구는 에버노트를 활용하고 있으며 내용은 상사의 업무지시사항, 업무를 하다 발생한 주요 이벤트, 업무관련 아이디어 등이다. 에버노트의 좋은 점이 PC로 정리하면 스마트폰과 연동되어 주요 업무 진행사항을 수시로 살펴볼 수 있다. 또한 매주 월요일은 2~3주 그리고 매월 첫번째 업무일에 2~3개월의 개인 업무일지를 보면서 업무누수가 없는지 점검하고 있다. 일에 쫓겨 업무 전체적인 그림을 보지 못하는 경우가 있는데 1주일에 한번, 한달에 한번 전체 일정과 일의 진행사항을 보면서 업무수행 계획을 효율적으로 수립할 수 있어 큰 도움이 된다.

직장인이라면 누구나 일 잘하는 사람이 되고 싶을 것이다. 일 잘하는 사람이 되기 위한 가장 기본적인 습관은 바로 ‘메모하는 습관’이다. 더구나 메모를 도와주는 업무도구가 많은 시대이기에 스마트 도구를 잘 활용해서 놓치는 일이 없는 ‘일 잘하는 사람’이 되길 바란다.

이규황 Khlee6042@gmail.com 대기업을 거쳐 지금은 중견기업에서 인사업무를 하고 있다. 외부활동으로 네이버 글로벌HR카페에서 4년째 진행하고 있는 주니어 인사담당자 공부모임 HR인공위성의 공동 운영자이기도 하다. 소셜 멘토링 잇다의 멘토로서 구직자의 멘토로 활동하고 있으며 네이버 인사쟁이 카페에서 HR in 동행이라는 북세미나를 5년째 운영하고 있다. 신입사원 들의 회사생활에 필요한 기본적인 가이드가 될 글을 공유하고 싶어한다.

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